Warum Automatisierung für Online-Händler essenziell ist
Wir haben diesen Artikel aus Mai 2025 um weitere Beispiele von Prozessoptimierungen im November 2025 ergänzt.
Was Sie in diesem Artikel erfahren
- Wie individuelle Entwicklungen und Anpassungen in JTL-Wawi und Odoo den Arbeitsaufwand minimieren.
- Wie eine automatisierte Preisberechnung Verkaufsstrategien verbessert.
- Wie die Automatisierung von Dropshipping und Bestelltracking Händler entlastet.
- Wie eine Buchhaltungsintegration mit Odoo manuelle Fehler reduziert und Finanzprozesse optimiert.
- Wie mithilfe eines Ticketsystems Customer Support Prozesse automatisiert werden können.
Die Ausgangssituation: Manuelle Prozesse und ineffiziente Abläufe
My-knx-shop.net nutzt JTL-Wawi zur Verwaltung seiner Waren, setzte jedoch zunächst auf Shopware 5 als Shopsystem. Die wachsenden Anforderungen an Datenintegration, Prozessautomatisierung und Skalierbarkeit machten die Nutzung von Shopware zunehmend kompliziert. Viele Funktionen mussten nachträglich integriert werden, und die Anbindung an JTL-Wawi war nicht optimal.
Deshalb fiel die Entscheidung, den Shop von Shopware zurück auf JTL-Shop zu migrieren. Die enge Verzahnung zwischen JTL-Wawi und JTL-Shop bietet nicht nur eine stabilere Integration, sondern auch einfachere Anpassungsmöglichkeiten für individuelle Automatisierungen – eine entscheidende Grundlage für die Optimierung weiterer Geschäftsprozesse.
snafu stand vor der Aufgabe, kundenseitige Herausforderungen durch automatisierte Workflows zu lösen. Dazu gehörten:
- Zeifaufwendige Artikelpflege und Preisberechnung: Änderungen der Einkaufspreise mussten manuell nachgetragen werden.
- Komplexe Bestellungen und Dropshipping-Prozesse: Lieferanten-Tracking, Versandupdates und Kundenbenachrichtigungen wurden teils manuell erledigt.
- Händische Rechnungsverarbeitung und Buchhaltung: Eingehende und ausgehende Rechnungen wurden händisch in die Buchhaltungssoftware übernommen und manuell mit Zahlungsdaten abgeglichen.
- Systembrüche: Kundendaten, Bestellungen und Rechnungen wurden in verschiedenen Systemen separat gepflegt.
Diese Herausforderungen machten umfassende Automatisierungen notwendig, um bestehende Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten – von der Artikelverwaltung über die Preisgestaltung bis zur Buchhaltung und Bestellabwicklung. Im Folgenden beschreiben wir die insgesamt sechs Meilensteine aus dem Projekt.
Automatisierter Artikelimport aus verschiedenen Datenquellen (Meilenstein 1)
Eine Herausforderung im Online-Handel ist die Verwaltung von Artikeldaten, insbesondere wenn sie von verschiedenen Lieferanten in unterschiedlichen Formaten bereitgestellt werden. Manuelle Aktualisierungen sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig – veraltete Preise, fehlende Produktbilder oder falsche Bestände können zu Problemen führen.
Um diesen Prozess zu optimieren, wurde von snafu ein modulares Powershell-Framework entwickelt, das den Artikelimport vollständig automatisiert. Hierbei bekommt jeder Lieferant ein eigenes Modul, das auf die Anforderung des Lieferanten für den Datenabruf angepasst wird. Lieferanten stellen ihre Daten über verschiedene Kanäle wie FTP-Server, Webabrufe oder andere Schnittstellen bereit. Das System liest diese Daten ein, konvertiert sie in ein einheitliches Format für JTL-Wawi und unterscheidet automatisch zwischen neuen und bestehenden Artikeln.
Dank dieser Automatisierung werden neue Produkte direkt in die JTL-Wawi eingepflegt, während bestehende Artikel bei Änderungen aktualisiert werden. Zusätzlich prüft das System, ob ein Artikel über einen bestimmten Zeitraum nicht aktualisiert wurde – ist dies der Fall, wird er automatisch aus dem Sortiment entfernt. Damit reagiert das System auf nicht mehr lieferbare Artikel durch den Lieferanten. Dies sorgt für eine stets aktuelle Produktdatenbank, reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen.
Intelligente Preisberechnung: Wie my-knx-shop den besten Preis bei garantierter Verfügbarkeit sichert (Meilenstein 2)
In der Welt des Einkaufs und der Beschaffung ist der Preis nicht alles. Was nützt der günstigste Einkaufspreis, wenn der Lieferant am Ende nicht liefern kann? Genau vor dieser Herausforderung stand der Onlineshop. Die Lösung: eine automatisierte Prozesslogik, die nicht nur den günstigsten, sondern den besten Preis ermittelt.
Um dieses Problem zu umgehen, hat snafu eine dynamische Prozesslogik entwickelt, die Lieferantendaten in Echtzeit analysiert und anhand eines vordefinierten Regelwerks eine intelligente Entscheidung trifft. Anstatt blind den günstigsten Anbieter auszuwählen, berücksichtigt das System entscheidende Faktoren, die über den reinen Preis hinausgehen.
Ein Kernstück des Systems ist die Regel „Günstigster Lieferant mit Bestand“. So einfach sie klingt, so wirkungsvoll ist sie auch:
- Preis-Check: Zuerst prüft das System die Einkaufspreise aller gelisteten Lieferanten für einen bestimmten Artikel.
- Bestands-Check: Anschließend gleicht es diese Information mit den aktuellen Lagerbeständen der jeweiligen Lieferanten ab.
- Intelligente Auswahl: Die Logik wählt automatisch den Lieferanten aus, der den Artikel sofort verfügbar hat und dabei den niedrigsten Preis anbietet.
Die Vorteile liegen auf der Hand. Durch diesen automatisierten und intelligenten Ansatz stellen wir zwei kritische Faktoren gleichzeitig sicher:
- Kostenoptimierung: my-knx-shop.net profitiert stets vom bestmöglichen Einkaufspreis unter realen Marktbedingungen.
- Maximale Verfügbarkeit: my-knx-shop.net minimiert das Risiko von Lieferausfällen und sichern die durchgehende Verfügbarkeit der benötigten Artikel.
Darauf aufbauend erfolgt die automatisierte Endkunden-Preisberechnung.
Automatisierte Endkunden-Preisberechnung und Synchronisation
Eine dynamische und wettbewerbsfähige Preisgestaltung ist essenziell für den Erfolg im Online-Handel. Viele Händler:innen berechnen ihre Verkaufspreise jedoch manuell, indem sie Einkaufspreise überprüfen, Margen kalkulieren und Änderungen händisch in ihre Systeme einpflegen. Dieser Prozess ist nicht nur fehleranfällig, sondern auch extrem zeitaufwendig – vor allem, wenn die Einkaufspreise der Lieferanten regelmäßig schwanken.
Um diesen Aufwand zu minimieren, wurde ein individuelles Preisberechnungstool entwickelt, das Verkaufspreise auf Basis definierter Regeln automatisch kalkuliert. Das Tool berechnet den Endkundenpreis. Alle anderen Preise werden dann daraus in der JTL-Wawi anhand definierter Regeln abgeleitet. So können beispielsweise bestimmte Margen oder Aufschläge je Kundengruppe anhand in der Wawi definierter Regeln angewendet werden. Die Preise werden aktuell täglich automatisch oder bei Bedarf per manueller Ausführung neu berechnet. Pro Hersteller können hierbei Auf- oder Abschläge auf Basis des durchschnittlichen Einkaufspreises oder des UVP definiert werden.
Intelligente Lieferzeitberechnung (Meilenstein 3)
Analog zur BestPrice-Berechnung kann auch die Lieferzeitberechnung intelligent gesteuert werden. Wer mit JTL im Dropshipping-Bereich unterwegs ist, kennt die Einschränkungen die sich durch die Nutzung mehrerer Dropshipping-Lieferanten ergeben. Auf Basis der BestPrice-Berechnung hat snafu ein smarte Logik gebaut, die es ermöglicht, die Lieferzeit in Abhängigkeit von Verfügbarkeiten zu berechnen – nicht nur über einen Standardlieferanten sondern über alle angebundenen Dropshipper-Lieferanten hinweg. So wird jederzeit die korrekte Lieferzeit des aktuell führenden Lieferanten in Abhängigkeit von Verfügbarkeiten gewährleistet.
Dropshipping-Optimierung durch automatisiertes Tracking (Meilenstein 4)
Dropshipping bietet Online-Händler:innen die Möglichkeit, ein großes Sortiment anzubieten, ohne selbst Lagerbestände verwalten zu müssen. Allerdings bringt dieses Geschäftsmodell auch erhöhten administrativen Aufwand mit sich: Bestellungen müssen an Lieferanten weitergeleitet, Tracking-Informationen erfasst und Kunden über den Versandstatus informiert werden – und dies idealerweise im Branding des eigenen Shops.
Das oft aufwändigste Problem beim Versand per Dropshipping ist die Bereitstellung der Trackingdaten für die Kund:innen. Da kein eigener Versand stattfindet, erhält man meist keine automatischen Trackingdaten wie z.B. beim eigenen Versand mittels JTL-Shipping. Hier haben wir für unseren Kunden eine Lösung erarbeitet.
Lieferanten stellen unmittelbar nach dem Versand die Trackingdaten zum Abruf zur Verfügung. Unser System holt diese Daten ab und gleicht sie mit den Daten aus der JTL-Wawi ab.
Oft wird z.B. nur die Einkaufsbestellnummer durch den Dropshipper übermittelt. Für den Import in die JTL-Wawi wird aber die dazu passende Kundenbestellnummer benötigt. Unser System ergänzt die Daten in einer speziellen CSV-Datei, die dann mit dem JTL-Packtisch in die JTL-Wawi importiert wird. Das System unterstützt auch Teillieferungen durch den Dropshipper so dass der Kunde jederzeit eine Übersicht über den Zustand der Auslieferung seiner Bestellung hat.
Nach dem Abgleich der Daten versendet die JTL-Wawi eine Versandbestätigung an den Besteller. Parallel hat my-knx-shop.net jederzeit die Möglichkeit, auch selber das Tracking z.B. bei Kundenfragen aufzurufen.
Integration von Odoo für Buchhaltung und Rechnungsmanagement und Anbindung an DATEV (Meilenstein 5)
Ein effizientes Rechnungsmanagement ist essenziell für Online-Händler, doch viele Unternehmen kämpfen mit einem hohen manuellen Aufwand bei der Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen. Rechnungen müssen oft aus verschiedenen Systemen zusammengeführt, Zahlungen abgeglichen und Buchhaltungsdaten an Steuerberater übermittelt werden.
Um diesen Prozess zu optimieren, wurde Odoo als zentrale Buchhaltungsplattform integriert. Ausgangsrechnungen, die in JTL-Wawi erstellt werden, werden automatisch in Odoo importiert. Eingangsrechnungen von Lieferanten können entweder per E-Mail oder über definierte Schnittstellen in das System eingespielt werden. Dadurch entfällt das manuelle Erfassen von Rechnungen, und alle Daten stehen zentral zur Verfügung.
Ein weiterer Vorteil ist die automatische Zahlungszuordnung. Banktransaktionen werden direkt mit den Rechnungen abgeglichen, so dass my-knx-shop.net jederzeit in Odoo den aktuellen Zahlungsstatus einsehen kann.
Über eine integrierte DATEV-Schnittstelle werden die Buchungsdaten, samt der Belege, per XML/CSV an den Steuerberater übergeben werden. Auch die Bankdaten werden, samt der Zuordnung zu den Belegen, an DATEV übergeben.Das Tool berechnet den Endkundenpreis. Alle anderen Preise werden dann daraus in der JTL-Wawi anhand definierter Regeln abgeleitet. So können beispielsweise bestimmte Margen oder Aufschläge je Kundengruppe anhand dort definierter Regeln angewendet werden.
Integration von Odoo für Buchhaltung und Rechnungsmanagement und Anbindung an DATEV (Meilenstein 5)
Ein effizientes Rechnungsmanagement ist essenziell für Online-Händler, doch viele Unternehmen kämpfen mit einem hohen manuellen Aufwand bei der Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen. Rechnungen müssen oft aus verschiedenen Systemen zusammengeführt, Zahlungen abgeglichen und Buchhaltungsdaten an Steuerberater übermittelt werden.
Um diesen Prozess zu optimieren, wurde Odoo als zentrale Buchhaltungsplattform integriert. Ausgangsrechnungen, die in JTL-Wawi erstellt werden, werden automatisch in Odoo importiert. Eingangsrechnungen von Lieferanten können entweder per E-Mail oder über definierte Schnittstellen in das System eingespielt werden. Dadurch entfällt das manuelle Erfassen von Rechnungen, und alle Daten stehen zentral zur Verfügung.
Ein weiterer Vorteil ist die automatische Zahlungszuordnung. Banktransaktionen werden direkt mit den Rechnungen abgeglichen, so dass my-knx-shop.net jederzeit in Odoo den aktuellen Zahlungsstatus einsehen kann.
Über eine integrierte DATEV-Schnittstelle werden die Buchungsdaten, samt der Belege, per XML/CSV an den Steuerberater übergeben werden. Auch die Bankdaten werden, samt der Zuordnung zu den Belegen, an DATEV übergeben.
Ticketsystem in Odoo
Verbesserung des Kundenservice durch Ticket- und CRM-Integration von Odoo (Meilenstein 6)
Guter Kundenservice ist im Online-Handel ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Kunden erwarten schnelle Antworten auf Anfragen zu Bestellungen, Retouren oder technischen Problemen. Doch wenn die Kommunikation über verschiedene Kanäle verstreut ist – E-Mails, Telefonate, Shop-Systeme – wird es schwierig, den Überblick zu behalten.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wurde ein Ticketsystem auf Basis von Odoo integriert. Alle Bestellungen, E-Mails und relevanten Informationen aus JTL-Wawi und JTL-Shop werden automatisch an das Ticketsystem übermittelt. Sobald ein Kunde eine Anfrage stellt, wird diese mit seiner Bestellhistorie verknüpft, so dass sofort alle relevanten Daten zur Verfügung stehen.
Ticketsystem in Odoo
Das System stellt sicher, dass alle Kundenanfragen zentral erfasst, priorisiert und effizient bearbeitet werden. Automatisierte Workflows, die in Odoo eingerichtet werden können, sorgen dafür, dass häufige Anfragen mit vorgefertigten Antworten schneller gelöst werden.
Automatisierung als Erfolgsfaktor im E-Commerce mit JTL-Wawi und Odoo
Die Implementierung von Automatisierungen für my-knx-shop.net mit JTL-Wawi und Odoo hat gezeigt, wie das Unternehmen die Geschäftsprozesse effizienter gestalten und gleichzeitig den Arbeitsaufwand minimieren konnte.
Durch die enge Verzahnung der beiden Systeme konnten zentrale Abläufe wie Artikelimport, Preisberechnung, Bestellabwicklung, Dropshipping, Rechnungsverarbeitung und Kundenservice erheblich optimiert werden.
Dank der Automatisierung entfallen viele manuelle Tätigkeiten, wodurch sich nicht nur Fehlerquoten reduzieren, sondern auch die Reaktionszeiten auf Marktveränderungen deutlich verbessern. Prozesse, die früher viel Zeit in Anspruch genommen haben – etwa das Nachpflegen von Preisen oder der Abgleich von Rechnungen – laufen nun im Hintergrund, ohne dass my-knx-shop.net eingreifen muss.
Mit JTL-Wawi als leistungsstarkem Warenwirtschaftssystem und Odoo als ergänzendem ERP-System konnten genau die Funktionen integriert werden, die in JTL-Wawi nicht nativ vorhanden sind. Während JTL-Wawi die zentrale Verwaltung von Artikeln, Bestellungen und Lagerbeständen übernimmt, ergänzt Odoo den Workflow durch leistungsfähige Buchhaltungs-, CRM- und Automatisierungslösungen.
