Warum Automatisierung für Online-Händler essenziell ist
Was Sie in diesem Artikel erfahren
- Wie individuelle Entwicklungen und Anpassungen in JTL-Wawi und Odoo den Arbeitsaufwand minimieren.
- Wie eine automatisierte Preisberechnung Verkaufsstrategien verbessert.
- Wie die Automatisierung von Dropshipping und Bestelltracking Händler entlastet.
- Wie eine Buchhaltungsintegration mit Odoo manuelle Fehler reduziert und Finanzprozesse optimiert.
- Wie mithilfe eines Ticketsystems Customer Support Prozesse automatisiert werden können.
Die Ausgangssituation: Manuelle Prozesse und ineffiziente Abläufe
My-knx-shop.net nutzte bereits JTL-Wawi zur Verwaltung seiner Waren, setzte jedoch zunächst auf Shopware 5 als Shopsystem. Die wachsenden Anforderungen an Datenintegration, Prozessautomatisierung und Skalierbarkeit machten die Nutzung von Shopware jedoch zunehmend kompliziert. Viele Funktionen mussten nachträglich integriert werden, und die Anbindung an JTL-Wawi war nicht optimal.
Deshalb fiel die Entscheidung, den Shop von Shopware zurück auf JTL-Shop zu migrieren. Die enge Verzahnung zwischen JTL-Wawi und JTL-Shop bietet nicht nur eine stabilere Integration, sondern auch einfachere Anpassungsmöglichkeiten für individuelle Automatisierungen – eine entscheidende Grundlage für die Optimierung weiterer Geschäftsprozesse.
snafu stand vor der Aufgabe, kundenseitige Herausforderungen durch automatisierte Workflows zu lösen. Dazu gehörten:
- Zeifaufwendige Artikelpflege und Preisberechnung: Änderungen der Einkaufspreise mussten manuell nachgetragen werden.
- Komplexe Bestellungen und Dropshipping-Prozesse: Lieferanten-Tracking, Versandupdates und Kundenbenachrichtigungen wurden teils manuell erledigt.
- Händische Rechnungsverarbeitung und Buchhaltung: Eingehende und ausgehende Rechnungen wurden händisch in die Buchhaltungssoftware übernommen und manuell mit Zahlungsdaten abgeglichen.
- Systembrüche: Kundendaten, Bestellungen und Rechnungen wurden in verschiedenen Systemen separat gepflegt.
Diese Herausforderungen machten eine umfassende Automatisierung notwendig, um den gesamten Geschäftsprozess effizienter zu gestalten – von der Artikelverwaltung über die Preisgestaltung bis zur Buchhaltung und Bestellabwicklung.
Der Lösungsansatz: Prozessoptimierung mit JTL-Wawi und Integration von Odoo
Automatisierter Artikelimport aus verschiedenen Datenquellen
Eine Herausforderung im Online-Handel ist die Verwaltung von Artikeldaten, insbesondere wenn sie von verschiedenen Lieferanten in unterschiedlichen Formaten bereitgestellt werden. Manuelle Aktualisierungen sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig – veraltete Preise, fehlende Produktbilder oder falsche Bestände können zu Problemen führen.
Um diesen Prozess zu optimieren, wurde von snafu ein modulares Powershell-Framework entwickelt, das den Artikelimport vollständig automatisiert. Hierbei bekommt jeder Lieferant ein eigenes Modul, das auf die Anforderung des Lieferanten für den Datenabruf angepasst wird. Lieferanten stellen ihre Daten über verschiedene Kanäle wie FTP-Server, Webabrufe oder andere Schnittstellen bereit. Das System liest diese Daten ein, konvertiert sie in ein einheitliches Format für JTL-Wawi und unterscheidet automatisch zwischen neuen und bestehenden Artikeln.
Dank dieser Automatisierung werden neue Produkte direkt in die JTL-Wawi eingepflegt, während bestehende Artikel bei Änderungen aktualisiert werden. Zusätzlich prüft das System, ob ein Artikel über einen bestimmten Zeitraum nicht aktualisiert wurde – ist dies der Fall, wird er automatisch aus dem Sortiment entfernt. Damit reagiert das System auf nicht mehr lieferbare Artikel durch den Lieferanten. Dies sorgt für eine stets aktuelle Produktdatenbank, reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen.
Automatisierte Preisberechnung und Synchronisation
Eine dynamische und wettbewerbsfähige Preisgestaltung ist essenziell für den Erfolg im Online-Handel. Viele Händler berechnen ihre Verkaufspreise jedoch manuell, indem sie Einkaufspreise überprüfen, Margen kalkulieren und Änderungen händisch in ihre Systeme einpflegen. Dieser Prozess ist nicht nur fehleranfällig, sondern auch extrem zeitaufwendig – vor allem, wenn Einkaufspreise von Lieferanten regelmäßig schwanken.
Um diesen Aufwand zu minimieren, wurde ein individuelles Preisberechnungstool entwickelt, das Verkaufspreise auf Basis definierter Regeln automatisch kalkuliert. Das Tool berechnet den Endkundenpreis. Alle anderen Preise werden dann daraus in der JTL-Wawi anhand definierter Regeln abgeleitet. So können beispielsweise bestimmte Margen oder Aufschläge je Kundengruppe anhand dort definierter Regeln angewendet werden. Sobald sich ein Lieferantenpreis ändert, passt das System den Verkaufspreis automatisch an, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist. Dabei können Einkaufspreise netto oder Brutto oder der UVP Preisbasis sein.
Die berechneten Preise werden per JTL-Ameise in JTL-Wawi übernommen und von dort in den JTL-Shop übertragen. Dadurch sind die Preise jederzeit aktuell, und der Händler kann flexibel auf Veränderungen im Markt oder bei Lieferanten reagieren. Die automatische Synchronisation sorgt zudem dafür, dass Preisfehler vermieden werden, die durch manuelle Eingaben entstehen könnten.
Dropshipping-Optimierung durch automatisiertes Tracking
Dropshipping bietet Online-Händlern die Möglichkeit, ein großes Sortiment anzubieten, ohne selbst Lagerbestände verwalten zu müssen. Allerdings bringt dieses Geschäftsmodell auch erhöhten administrativen Aufwand mit sich: Bestellungen müssen an Lieferanten weitergeleitet, Tracking-Informationen erfasst und Kunden über den Versandstatus informiert werden.
Um diesen Ablauf zu optimieren, wurde ein automatisiertes Tracking-System entwickelt, das den Prozess effizienter gestaltet. Sobald ein Lieferant eine Bestellung bearbeitet und die Ware versendet, werden die Daten für my-knx-shop.net bereitgestellt. Dann ruft das System die Tracking-Daten automatisch von verschiedenen Quellen ab, z. B. über APIs oder FTP-Server. Diese Daten werden mit den entsprechenden Bestellungen in JTL-Wawi abgeglichen und direkt im System hinterlegt.
Integration von Odoo für Buchhaltung und Rechnungsmanagement und Anbindung an DATEV
Ein effizientes Rechnungsmanagement ist essenziell für Online-Händler, doch viele Unternehmen kämpfen mit einem hohen manuellen Aufwand bei der Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen. Rechnungen müssen oft aus verschiedenen Systemen zusammengeführt, Zahlungen abgeglichen und Buchhaltungsdaten an Steuerberater übermittelt werden.
Um diesen Prozess zu optimieren, wurde Odoo als zentrale Buchhaltungsplattform integriert. Ausgangsrechnungen, die in JTL-Wawi erstellt werden, werden automatisch in Odoo importiert. Eingangsrechnungen von Lieferanten können entweder per E-Mail oder über definierte Schnittstellen in das System eingespielt werden. Dadurch entfällt das manuelle Erfassen von Rechnungen, und alle Daten stehen zentral zur Verfügung.
Ein weiterer Vorteil ist die automatische Zahlungszuordnung. Banktransaktionen werden direkt mit den Rechnungen abgeglichen, so dass my-knx-shop.net jederzeit in Odoo den aktuellen Zahlungsstatus einsehen kann.
Über eine integrierte DATEV-Schnittstelle werden die Buchungsdaten, samt der Belege, per XML/CSV an den Steuerberater übergeben werden. Auch die Bankdaten werden, samt der Zuordnung zu den Belegen, an DATEV übergeben.
Ticketsystem in Odoo
Verbesserung des Kundenservice durch Ticket- und CRM-Integration von Odoo
Guter Kundenservice ist im Online-Handel ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Kunden erwarten schnelle Antworten auf Anfragen zu Bestellungen, Retouren oder technischen Problemen. Doch wenn die Kommunikation über verschiedene Kanäle verstreut ist – E-Mails, Telefonate, Shop-Systeme – wird es schwierig, den Überblick zu behalten.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wurde ein Ticketsystem auf Basis von Odoo integriert. Alle Bestellungen, E-Mails und relevanten Informationen aus JTL-Wawi und JTL-Shop werden automatisch an das Ticketsystem übermittelt. Sobald ein Kunde eine Anfrage stellt, wird diese mit seiner Bestellhistorie verknüpft, so dass sofort alle relevanten Daten zur Verfügung stehen.
Ticketsystem in Odoo
Das System stellt sicher, dass alle Kundenanfragen zentral erfasst, priorisiert und effizient bearbeitet werden. Automatisierte Workflows, die in Odoo eingerichtet werden können, sorgen dafür, dass häufige Anfragen mit vorgefertigten Antworten schneller gelöst werden.
Automatisierung als Erfolgsfaktor im E-Commerce mit JTL-Wawi und Odoo
Die Implementierung von Automatisierungen für my-knx-shop.net mit JTL-Wawi und Odoo hat gezeigt, wie das Unternehmen die Geschäftsprozesse effizienter gestalten und gleichzeitig den Arbeitsaufwand minimieren konnte.
Durch die enge Verzahnung der beiden Systeme konnten zentrale Abläufe wie Artikelimport, Preisberechnung, Bestellabwicklung, Dropshipping, Rechnungsverarbeitung und Kundenservice erheblich optimiert werden.
Dank der Automatisierung entfallen viele manuelle Tätigkeiten, wodurch sich nicht nur Fehlerquoten reduzieren, sondern auch die Reaktionszeiten auf Marktveränderungen deutlich verbessern. Prozesse, die früher viel Zeit in Anspruch genommen haben – etwa das Nachpflegen von Preisen oder der Abgleich von Rechnungen – laufen nun im Hintergrund, ohne dass my-knx-shop.net eingreifen muss.
Mit JTL-Wawi als leistungsstarkem Warenwirtschaftssystem und Odoo als ergänzendem ERP-System konnten genau die Funktionen integriert werden, die in JTL-Wawi nicht nativ vorhanden sind. Während JTL-Wawi die zentrale Verwaltung von Artikeln, Bestellungen und Lagerbeständen übernimmt, ergänzt Odoo den Workflow durch leistungsfähige Buchhaltungs-, CRM- und Automatisierungslösungen.
