Prozessautomatisierung und verbesserte Nutzerführung durch Web2Print Plugin
Die Ausgangssituation
Über den ETL-Shop können Kanzleien aus dem ETL-Netzwerk unterschiedliche Produkte wie Büroausstattung, Marketing- und Werbemittel sowie Messe- und Eventausstattung kaufen. Der JTL-Shop ist nur für registrierte ETL-Nutzer verfügbar und nicht öffentlich erreichbar. Zu den angebotenen Dienstleistungen gehören der Druck von Visitenkarten, Geschäftspapier und Werbematerial in den Farben und mit dem Logo der Kanzleien.
Ziel des Projekts war es, den bisher manuellen Prozess der Erzeugung von Standard-Druckmaterial sowohl für die Kanzleien wie auch für die intern beteiligen Abteilungen effizienter zu gestalten und so gut wie möglich zu automatisieren. Die bisherige Handhabung hat vor allem Ressourcen in der ETL-Grafikabteilung gebunden, da sie individuell Vorlagen für die Kundenanfragen zu den Druckprodukten erstellt haben. Kanzleien konnten zwar bereits digitale Printprojekte über den Shop kaufen, aber die Erstellung der Vorlagen erfolgte manuell nach der Bestellung und über direkte Kommunikation und Abstimmung mit den Kund:innen. Die freigegebenen Vorlagen wurden dann durch die grafische Abteilung an eine Druckerei weitergegeben, die die fertigen Produkte ausgeliefert hat.
Die Anforderungen
- Der Prozess von der Auswahl der Druckprodukte bis zum tatsächlichen Druck sowie der Versand soll soweit es geht automatisiert werden.
- Schaffung eines gutes Nutzererlebnis im Shop und Reduzierung interner Ressourcen während des Kauf- und Designprozesses.
- Erstellung und direkte Bestellung von personalisierten Printprodukten direkt aus dem JTL-Shop.
- Das Produktportfolio für den Web2Print umfasst Visitenkarten, Geschäftspapier, eine Auswahl von Flyern und ist in Zukunft erweiterbar.
- Konfigurierbare Druckelemente wie Logo, Adresse, rechtliche Informationen, Webseite und ein QR-Code werden vorausgefüllt und mit ihrem individuellen Wert an den Druckservice übertragen
Die Herausforderungen
Das Web2Print Projekt war sehr komplex. Diesen Herausforderungen sind wir begegnet und haben eine Lösung gefunden:
- Identifizierung der internen Prozesse von Bestellung bis zum fertigen Produkt.
- Einbeziehung aller beteiligten Stakeholder: Grafik- und IT-Abteilung sowie Operations beim Kunden ETL und Dienstleister Color+.
- Konzeption eines Systems und einer Struktur zur einheitlichen Ablage der Mandantenlogos.
- Entwicklung eines Konfigurators, der aus den Kundeneingaben eine Druckvorschau von Color+ anzeigt
- Schaffung einer Möglichkeit, um die im Shop eingegebenen Produktdaten in ihrer Entsprechung im Color+ Print-Produkt zu überführen, möglichst flexibel damit jederzeit neue Produkte hinzukommen können.
- Behandlung von Fehlerfällen wie z.B. kein Logo vorhanden, Bestelldetails nicht mehr bei Color+ vorhanden, Schnittstellenunterbrechung.
- Übermittlung des Druckauftrags zu Color+ nach Bestellabschluss.
Web2Print Plugin – Beispiel Visitenkarte
Die Lösung
Die Lösung wurde in mehreren Phasen entwickelt. Zunächst identifizierten snafu und Color+ die notwendigen Anforderungen für eine gemeinsame Schnittstelle. Diese wurde von Color+ entwickelt und unter enger Rücksprache von snafu implementiert.
Im Anschluss begann die Entwicklung eines Shop Plugins durch snafu, welches auf bestimmte Auslöser im Shop reagiert, um sich mit Color+ auszutauschen. Das Plugin erweitert die Produktseite um eine dynamische Druckvorschau, die nach Eingaben in den Produktfeldern generiert wird. Hierfür werden Produktbilder auf der Seite ausgetauscht und zusätzlich eine PDF-Vorschau angeboten. Der Kunde kann das Produkt also für sich individuell konfigurieren und sieht sofort das Resultat.
Damit der korrekte Produkttyp bei Color+ ausgewählt und die entsprechenden Feldwerte wie z.B. Vorname, Adresse übertragen werden können, wurden in der JTL-Wawi neue Funktionsattribute und Variationsfelder für die Print-Produkte definiert.
Die IT-Abteilung von ETL war verantwortlich für die Einrichtung eines neuen Servers mit einer intelligenten Struktur zur Bereitstellung der Kundenlogos, damit das Plugin dieses bei der Vorschauberechnung mandantenspezifisch auswählen kann.
Beim Bestellprozess werden alle nötigen Informationen an Color+ weitergeleitet, bzw. im Fehlerfall eine E-Mail ausgelöst.
Damit sich die neuen Funktionalitäten nahtlos in den Shop einfügen konnten, wurden im weiteren Verlauf des Projektes ebenfalls Anpassungen am kundenspezifischen JTL-Shop Template vorgenommen.
Eine weitere Funktionalität des Plugins ist das Erzwingen eines Logins für die Print-Produkt-Seiten, da dies der Shop selbst nicht produktspezifisch anbietet.
Eine Übersicht mit weiteren Screenshots aus dem ETL-Projekt können Sie hier ansehen.
