Was Sie in diesem Beitrag erfahren
Wie sieht die Systemlandschaft in vielen Unternehmen heute aus? Typische Tool-Landschaften entstehen über Jahre hinweg und entwickeln sich mit dem Wachstum zu komplexen Strukturen, die schwer zu überblicken sind.
Warum entstehen durch viele Tools zusätzliche Kosten? Einzellösungen führen zu laufenden Lizenzkosten und zusätzlichem Aufwand, der durch fehlende Durchgängigkeit in den Prozessen entsteht.
Was macht ein ERP-System? Ein zentrales System verbindet alle Unternehmensbereiche und sorgt dafür, dass Prozesse durchgängig und auf einer gemeinsamen Datenbasis ablaufen.
Welche Vorteile ergeben sich durch ein ERP-System in der Praxis? Zeitersparnis, geringere Fehlerquoten, mehr Transparenz und eine bessere Steuerbarkeit der Unternehmensprozesse sind die zentralen Effekte.
Wie gelingt die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems? Eine strukturierte Vorgehensweise mit klarer Priorisierung, schrittweiser Umsetzung und Fokus auf Prozesse ist entscheidend für den Erfolg.
Viele Tools. Keine Übersicht: So sieht der Unternehmensalltag oft aus
Kommt Ihnen das bekannt vor? Ihr Unternehmen läuft. Die Buchhaltung arbeitet mit DATEV, Vertrieb und Marketing mit HubSpot, im Lager gibt es ein eigenes Lagerverwaltungssystem, der Online-Shop läuft über Shopify und die Personalabteilung nutzt Personio. Für Projekte kommen Tools wie Asana zum Einsatz, die Kommunikation läuft über Slack. Jede Lösung erfüllt ihren Zweck. Jede Abteilung hat ihr System. Und eigentlich funktioniert das auch.
Doch im Alltag zeigt sich ein anderes Bild: Daten müssen mehrfach gepflegt werden, Informationen sind verteilt und Abstimmungen kosten Zeit und Missverständnisse erzeugen Fehler. Ein Auftrag aus dem Shop muss ins CRM übertragen werden, Rechnungen werden separat erstellt, Lagerbestände müssen über eine eigene Schnittstelle übermittelt werden und Auswertungen entstehen erst durch manuelles Zusammenführen verschiedener Quellen.
Was Ihre Systemlandschaft wirklich kostet
Diese Herausforderungen fallen im Tagesgeschäft oft nicht sofort auf, aber sie summieren sich kontinuierlich. Prozesse sind nicht durchgängig, Informationen nicht jederzeit verfügbar und Abstimmungen zwischen Abteilungen werden zur täglichen Routine. Mit jedem weiteren Tool wächst die Komplexität. Was als sinnvolle Ergänzung beginnt, entwickelt sich mit der Zeit zu einer Systemlandschaft, die schwer zu überblicken und aufwendig zu steuern ist.
Neben dem operativen Aufwand entsteht aber noch ein zweiter, oft unterschätzter Faktor: laufende Lizenzkosten. Viele Unternehmen zahlen monatlich hohe Summen für eine Vielzahl spezialisierter Tools, häufig mit Überschneidungen in Funktionen und ohne echte Integration.
Beispielrechnung für ein KMU mit ca. 30 Mitarbeitenden – (ungefähre Kosten / geschätzte Anzahl Nutzer)
Dabei sind Schnittstellen, Zusatztools und weitere Module oder individuelle Anpassungen noch nicht berücksichtigt. Gleichzeitig entsteht durch die fehlende Verbindung der Systeme zusätzlicher Aufwand in Form von manueller Pflege, Fehlerkorrekturen und Abstimmung. Was auf den ersten Blick wie eine flexible Tool-Landschaft wirkt, entwickelt sich in der Praxis oft zu einem kostenintensiven und schwer steuerbaren System-Mix.
Unterschiedliche Lizenzmodelle bei ERP-Systemen
Andere ERP-Systeme arbeiten häufig mit nutzer- und modulbasierten Lizenzmodellen. Das bedeutet: Für jeden Mitarbeitenden und jedes zusätzlich genutzte Modul fallen monatliche Kosten an. Mit wachsendem Funktionsumfang und steigender Nutzerzahl kommen Unternehmen schnell auf hohe dreistellige oder vierstellige Monatsbeträge.
Hinzu kommt, dass bestehende ERP-Systeme in vielen Unternehmen über Jahre gewachsen sind. Sie erreichen ein „End of Life“, werden nicht mehr weiterentwickelt oder passen funktional nicht mehr zur aktuellen Systemlandschaft. Erweiterungen oder Anpassungen sind dann oft nur mit hohem Aufwand möglich.
Odoo verfolg hier einen untypischen Ansatz: Statt einzelner Module pro Nutzer zu berechnen, steht eine integrierte Systemlandschaft im Fokus. Alle Module sind verfügbar und können ohne zusätzliche Lizenzkosten genutzt werden. Die Kosten orientieren sich transparent an der Anzahl der Nutzer.
Aktuelle Kosten für Odoo: 37,40 € pro Nutzer und Monat – unabhängig davon, wie viele Module im Einsatz sind.
Was ein zentrales ERP-System anders macht
Ein zentrales ERP-System verbindet alle wesentlichen Unternehmensbereiche miteinander: vom ersten Kundenkontakt über Angebot, Auftrag und Rechnungstellung bis hin zu Lagerverwaltung, Buchhaltung und Auswertung. Statt Daten zwischen verschiedenen Tools zu übertragen, werden sie einmalig zentral gespeichert und stehen dann allen Bereichen in Echtzeit zur Verfügung.
Das bedeutet: Ein Auftrag oder eine Bestellung landet automatisch im System, löst Prozesse im Lager aus, wird korrekt fakturiert und ist gleichzeitig für den Vertrieb im CRM sichtbar. Änderungen werden nicht mehr mehrfach gepflegt, sondern wirken sich direkt auf alle relevanten Bereiche aus.
Warum Odoo anders ist als klassische Softwarelösungen
Während viele Unternehmen ihre Systemlandschaft über Jahre hinweg erweitern, verfolgt Odoo einen anderen Ansatz: Statt vieler einzelner Tools setzt Odoo auf eine zentrale Plattform, in der alle Unternehmensbereiche miteinander verbunden sind.
Odoo ist modular aufgebaut. Das bedeutet: Sie starten mit den Bereichen, die Sie wirklich brauchen – zum Beispiel CRM, Vertrieb, Lager oder Buchhaltung – und erweitern das System Schritt für Schritt. Der Unterschied zu klassischen Einzellösungen: Alle Module greifen ineinander. Daten werden nicht zwischen Systemen übertragen, sondern entstehen einmal und stehen überall zur Verfügung.
Was sich konkret für Ihr Unternehmen verbessert
Die Einführung eines zentralen Systems wirkt sich nicht nur strukturell aus. Sie hat vor allem messbare Effekte auf Zeit, Kosten und Transparenz. Viele dieser Verbesserungen zeigen sich bereits nach kurzer Zeit im operativen Alltag.
- Wegfall doppelter Dateneingaben
- weniger manuelle Abstimmungen
- automatisierte Abläufe
Einsparpotenzial: 5–10 Stunden pro Woche in Verwaltung und Abstimmung (je nach Struktur)
- keine Medienbrüche zwischen Systemen
- konsistente Datenbasis
- weniger manuelle Übertragungsfehler
Effekt: deutlich weniger Korrekturen bei Rechnungen, Beständen oder Kundendaten
- Aufträge laufen automatisiert durch alle Bereiche
- Lager, Vertrieb und Buchhaltung sind direkt verbunden
Effekt: schnellere Angebots- und Auftragsabwicklung sowie kürzere Reaktionszeiten gegenüber Kunden
- aktuelle Kennzahlen ohne manuelles Zusammenführen
- individuell konfigurierbare Dashboards mit hierarchischer Datenfreigabe
- zentrale Auswertungen über alle Bereiche
Effekt: bessere Entscheidungen auf Basis aktueller Daten
Im oben genannten Beispiel: ca. 20.000 € pro Jahr allein für unterschiedliche Tools. Mit einem zentralen System:
- Reduktion der Anzahl an Tools
- geringere Lizenzkosten
- weniger Integrationsaufwand
Ergebnis: deutlich geringere laufende IT-Kosten bei gleichzeitig höherer Leistungsfähigkeit
Wie unsere Kunden durch die Einführung von Odoo profitieren
Die Effekte zeigen sich nicht nur theoretisch, sondern auch in der Praxis bei unseren Kunden. Hier sind einige Beispiele:
Remmele’s Propolis
Mit der Ablösung eines bestehenden ERP-Systems und der Integration von Shop, Buchhaltung, Lager und Fertigung in Odoo entstand eine vollständig durchgängige Systemlandschaft. Alle zentralen Geschäftsprozesse laufen nun in einer Plattform zusammen. Ergebnis: weniger Systembrüche, reduzierte Komplexität und deutlich effizientere Abläufe. Mehr über die Migration von Sage zu Odoo bei Remmele.
my-knx-shop
Durch die Integration von Odoo in die bestehende JTL-Wawi-Landschaft konnten Kundenanfragen zentral über ein Ticketsystem verarbeitet und interne sowie externe Kommunikation deutlich strukturiert werden. Gleichzeitig wurden Buchhaltungsprozesse automatisiert und Rechnungsdaten nahtlos übernommen. Ergebnis: deutlich weniger manuelle Abstimmungen und eine durchgängige Prozesskette vom Auftrag bis zur Buchhaltung. Mehr über das Projekt my-knx-shop.
Sonne GmbH
Bei der Sonne GmbH wurden zahlreiche Prozesse – von CRM über Personal bis zur Abrechnung – in Odoo zusammengeführt und automatisiert. Besonders das Matching von Klienten und Mitarbeitenden sowie die Fallabwicklung konnten deutlich effizienter gestaltet werden. Ergebnis: mehr Transparenz, weniger manuelle Koordination und eine spürbare Entlastung im operativen Alltag. Mehr über das Sonne Projekt.
Hering Berlin
Durch die Ablösung des bisherigen ERP-Systems (BüroWare) und die Einführung von Odoo konnten internationale Geschäftsprozesse über mehrere Standorte und Währungen hinweg vereinheitlicht werden. Lager, Buchhaltung und interne Verrechnung wurden zentralisiert und transparenter gestaltet. Ergebnis: skalierbare Prozesse und deutlich bessere Steuerbarkeit eines komplexen Produktions- und Handelsunternehmens. Mehr über das Projekt bei Hering Berlin.
Die Vorteile eines ERP-Systems im Unternehmen sind klar. Entscheidend ist, wie ein solches System eingeführt.
Wie eine erfolgreiche Einführung von Odoo abläuft
Die Einführung eines ERP-Systems wirkt auf den ersten Blick komplex. In der Praxis zeigt sich jedoch: Mit einem klaren Vorgehen und der richtigen Priorisierung lässt sich der Umstieg strukturiert und schrittweise umsetzen.
Phase 1: Analyse der bestehenden Prozesse
Zu Beginn steht immer eine genaue Analyse der aktuellen Situation. Dabei wird gemeinsam betrachtet, welche Systeme im Einsatz sind, wo manuelle Aufwände entstehen und an welchen Stellen Prozesse heute nicht durchgängig funktionieren. Ziel ist es, Transparenz zu schaffen und die Bereiche zu identifizieren, in denen ein zentrales System den größten Mehrwert bringt. Dabei ist zu beachten, dass nicht jeder gewachsene Ablauf unverändert übernommen werden sollte, denn ein ineffizienter Prozess bleibt auch nach der Digitalisierung ineffizient. Die Einführung eines zentralen Systems bietet daher die Chance, Abläufe kritisch zu hinterfragen, zu vereinfachen oder in Teilen neu zu gestalten.
Ziel: Transparenz schaffen und Potenziale erkennen
Phase 2: Zielbild und Priorisierung
Auf Basis der Analyse wird ein klares Zielbild entwickelt. Dabei geht es nicht darum, alles gleichzeitig zu verändern, sondern die richtigen Schwerpunkte zu setzen. Unternehmen starten typischerweise mit Bereichen, in denen schnell spürbare Verbesserungen möglich sind, zum Beispiel im Vertrieb, in der Auftragsabwicklung oder im Lager. So entsteht ein realistischer und umsetzbarer Fahrplan.
Ziel: Ein realistischer, umsetzbarer Startpunkt
Phase 3: Einrichtung und Anpassung der Module
Im nächsten Schritt werden die ausgewählten Module eingerichtet und auf die definierten Anforderungen abgestimmt. Odoo bietet einen modularen Aufbau, der es ermöglicht, Standardfunktionen gezielt zu nutzen und nur dort anzupassen, wo es sinnvoll ist. Wichtig ist dabei eine realistische Herangehensweise: Ziel sollte es sein, möglichst nah am Standard zu bleiben und individuelle Anpassungen gezielt einzusetzen. In der Praxis hat sich ein Verhältnis von etwa 80 % Standard und 20 % individueller Anpassung bewährt, um Wartbarkeit und Weiterentwicklung sicherzustellen.
Ziel: Ein System, das Ihre Prozesse sinnvoll abbildet, Komplexität reduziert und langfristig effizient betrieben werden kann.
Phase 4: Integration bestehender Systeme
Nicht jede Software muss sofort ersetzt werden. In vielen Fällen ist es sinnvoll, bestehende Lösungen zunächst anzubinden und schrittweise abzulösen. So bleibt der laufende Betrieb stabil, während parallel eine neue, durchgängige Systemlandschaft entsteht.
Ziel: Risiken minimieren und laufenden Betrieb sichern
Phase 5: Schulung und Go-live
Zum Abschluss werden die Mitarbeitenden geschult und die neuen Prozesse im Alltag angewendet. Der Go-live erfolgt strukturiert, sodass das Team sicher mit dem System arbeiten kann.
Ziel: Schnelle Akzeptanz im Unternehmen
Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist, dass die Einführung nicht als reines IT-Projekt verstanden wird, sondern als Prozessprojekt. Es geht nicht nur darum, Software einzuführen, sondern Abläufe nachhaltig zu verbessern. Neben der Umsetzung stellt sich für viele Unternehmen eine zentrale Frage: Welche Kosten entstehen – und wie schnell rechnet sich die Investition?
Was kostet Odoo ERP und wann rechnet es sich?
Die Einführung neuer Software ist immer eine Investition. Daher lohnt sich der Blick auf die Gesamtkosten der aktuellen Systemlandschaft und auf das, was sich durch effizientere Prozesse einsparen lässt. Die Kosten für ein ERP-System setzen sich in der Regel aus zwei Komponenten zusammen: den laufenden Lizenzkosten und den Kosten für die einmalige Einführung. Während Sie heute mehrere Einzellösungen parallel zahlen, bündelt Odoo viele dieser Funktionen in einer Plattform.
Im zuvor gezeigten Beispiel liegen die reinen Lizenzkosten allein für Tools – ohne eines möglicherweise zusätzlich genutzten ERP-Systems – schnell bei rund 20.000 € pro Jahr. Odoo ERP reduziert die Komplexität deutlich, da viele Funktionen bereits integriert sind und nicht mehr separat lizenziert werden müssen. Der eigentliche Hebel liegt jedoch nicht nur in den Lizenzkosten, sondern in den Prozessen.
Beispielrechnung einer möglichen Kostenersparnis durch Odoo
- 5 Mitarbeitende
- je 5 Stunden pro Woche ineffiziente Abstimmung / manuelle Arbeit
- bei einem kalkulatorischen Stundensatz von 50 €
Ergebnis: 5 × 5 × 50 € = 1.250 € pro Woche → ca. 5.000 € pro Monat → 60.000 € pro Jahr
In vielen Fällen amortisiert sich die Investition in ein ERP-System durchaus schneller als erwartet. Nicht nur durch eingesparte Lizenzen, sondern vor allem durch gewonnene Zeit und bessere Abläufe.
Zeit, Ihre Prozesse neu zu denken
Der beste Weg, um zu verstehen, wie ein zentrales System in Ihrem Unternehmen funktionieren kann, ist ein Blick in die Praxis. In einer Live-Demo zeigen wir Ihnen, wie Odoo als Plattform aufgebaut ist und wie typische Prozesse abgebildet werden können. Im nächsten Schritt konkretisieren wir gemeinsam Ihre Anforderungen und zeigen Ihnen in einer weiteren Demo bereits auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Beispiele, live im System.
Häufig gestellte Fragen zu Odoo
Die Kosten hängen von mehreren Faktoren ab: Anzahl der Nutzer, benötigte Module und Umfang der Einführung. Im Vergleich zu mehreren Einzellösungen lassen sich jedoch häufig sowohl Lizenz- als auch Prozesskosten deutlich reduzieren. Bei Odoo zahlen Sie aktuell einen Lizenzpreis von EUR 37,40/Monat und Benutzer.
Das ist abhängig von Umfang und Zielsetzung. Erste Bereiche können oft innerhalb weniger Wochen produktiv gehen, während eine vollständige Transformation schrittweise erfolgt.
Nein. Manchmal ist es sinnvoll, bestehende Systeme zunächst zu integrieren und erst später abzulösen. Entscheidend ist, dass Prozesse durchgängig werden und nicht, dass alles sofort neu ist.
Odoo eignet sich besonders für Unternehmen, die mehrere Tools im Einsatz haben und ihre Prozesse zentralisieren möchten, unabhängig davon, ob es sich um Handel, Handwerk, Produktion oder Dienstleistung handelt.
Beide Varianten haben ihre Vorteile. Cloud-Lösungen bieten schnelle Verfügbarkeit und geringeren Betriebsaufwand, während On-Premise mehr Kontrolle ermöglicht. Die passende Lösung hängt von Ihren Anforderungen ab. Wir als snafu beraten Sie auch hier bei der besten Lösung. Wir sind ISO 27001 zertifizierter Infrastruktur-Anbieter und bieten auch Odoo Hosting Lösungen.
Mit einer strukturierten Einführung und gezielter Schulung ist der Umstieg gut beherrschbar. Wichtig ist, die Mitarbeitenden direkt zu Beginn des Projektes einzubinden und die Vorteile im Alltag erlebbar zu machen.
