Prozessoptimierung und Digitalisierung mit Warenwirtschaft oder ERP
Warenwirtschafts- und ERP-Systeme sind inzwischen auch bei kleinen Unternehmen angekommen. Viele der Systeme arbeiten mit offener Architektur und bieten Standardschnittstellen zu vorhandenen IT-Systemen, so dass die (auch schrittweise) Implementierung einfach möglich ist. Die Verwendung von Warenwirtschafts- und ERP-Systemen kann Unternehmen dabei helfen, ihre internen Prozesse zu optimieren und zu automatisieren.
Gerade der Onlinehandel steht vor enormen Herausforderungen. Kurzfristige und extreme Bestellspitzen müssen gestemmt werden, ein perfektes Einkaufserlebnis geschaffen und optimale Auftragsabwicklung erreicht werden. Dabei muss der Blick auf Lager und Bestand aktuell und von allen Orten verfügbar sein. Die 360 Grad Sicht auf die Kundschaft mit Informationen zur Verkaufs- und Zahlungshistorie ist ein weiterer wichtiger Faktor. Um all diesen Herausforderungen zu begegnen, sollten Softwaresysteme eingesetzt werden, die den reibungslosen Ablauf der internen Prozesse unterstützen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Digitalisierung. Der Einsatz von Warenwirtschafts- und ERP-Systemen kann Unternehmen dabei helfen, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Dies ist insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen wichtig, da sie oft nicht über die Ressourcen verfügen, um eigene IT-Abteilungen aufzubauen. Durch den Einsatz von Warenwirtschafts- und ERP-Systemen können Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten und wertvolle Ressourcen sparen. Darüber hinaus können sie ihre Daten zentral verwalten und haben jederzeit einen Überblick über ihre Geschäftsprozesse.”
Voraussetzung für den Unternehmenserfolg ist vor allem das Zusammenspiel der Daten und deren zentraler Verwaltung. Das Herzstück ist dabei eine Warenwirtschaft oder ein komplettes ERP-System. In diesem Beitrag erklären wir die wichtigsten Unterschiede zwischen Warenwirtschafts- und ERP-Systemen. Wir gehen darauf ein, welche Faktoren darüber entscheiden, ob ein Unternehmen eher eine Warenwirtschaft oder ein ERP zur Optimierung der Prozesse und zentralen Datenverarbeitung einsetzen sollte. Eine Checkliste am Ende dieses Whitepapers soll dabei unterstützen, die richtige Wahl zu treffen.
In weiteren Beiträgen gehen wir darauf ein, welche Kriterien Unternehmen bei der Einführung der Systeme wichtig sind, wie Projekte strukturiert werden und auf was man bei der Auswahl von System und Integrator achten sollte.
Außerdem werden wir konkret ein Warenwirtschaftssystem – JTL-Wawi – und ein ERP-System – Odoo ERP – vorstellen. snafu ist seit 2015 Service Partner von JTL und hat unzählige Projekte im Bereich JTL-Wawi realisiert. Seit 2022 sind wir Partner des in Belgien beheimateten Odoo ERP. Auch mit Odoo haben wir bereits in zahlreichen Projekten unterschiedlichen Unternehmen geholfen, Prozesse zu optimieren.
Was sind die Unterschiede: ERP- und Warenwirtschaftssystem im Vergleich
Auch wenn Warenwirtschafts- und ERP-Systeme oft als Synonyme genannt werden, sind es doch sehr unterschiedliche Systeme, die unterschiedliche Funktionsbereiche abdecken. Ein Warenwirtschaftssystem fokussiert vornehmlich auf den Materialfluss im Unternehmen. ERP-Systeme dagegen steuern ganzheitlich die gesamten Ressourcen eines Unternehmens. Beide Systeme unterstützen Unternehmen dabei, die Geschäftsprozesse zu optimieren.
Warenwirtschaftssystem: Ein Modell zur Abbildung der Warenströme im Geschäftsprozess eines Unternehmens. Warenwirtschaftssysteme betreffen mehrere Bereiche im Unternehmen wie Verkauf, Einkauf und Logistik. Warenwirtschaft wird auch mit WaWi oder WWS abgekürzt.
ERP-System: Ein ERP-System (ERP steht für Enterprise Resource Planning) ist eine komplexe Anwendung oder eine Vielzahl miteinander kommunizierender Anwendungssoftware- bzw. IT-Systeme, die zur Unterstützung der Ressourcenplanung des gesamten Unternehmens eingesetzt werden. Komplexe ERP-Systeme werden häufig in Teilsysteme (Anwendungsmodule) aufgeteilt, die je nach Unternehmensbedarf miteinander kombiniert werden können.
Unterschiede ERP – Warenwirtschaft
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Warenwirtschaftssysteme bilden alle Warenbewegungen bzw. den Materialfluss in einem Unternehmen ab. Dabei sind unterschiedliche Bereiche betroffen. Im Verkauf werden über die Wawi Angebote erstellt, Aufträge verwaltet, Lieferscheine und Rechnungen erstellt. Der Einkauf benötigt Funktionen für Bedarfsermittlung und Bestellung. Daten aus dem Verkauf und der Lagerhaltung können automatisiert Bestellungen bei Lieferanten auslösen. Auch die Warenlogistik wird durch die Wawi durch Module für Lagerverwaltung und Bestandsführung gesteuert. Warenwirtschaftssystem sind vor allem in Handelsunternehmen im Einsatz.
Funktionen von Warenwirtschaftssystemen
- Ermittlung des Bedarfes
- Beschaffung der Waren / Bestellung / Einkauf
- Verwaltung des Lagers
- Vertrieb und Warenabsatz/-ausgang / Disposition
- Produktion: Verbrauchsermittlung, Entsorgung, Recycling
Viele moderne Warenwirtschaftssysteme bieten weitere Bestandteile wie
- Kassenabwicklung
- Anbindung an den E-Commerce/Onlineshop
- Provisionsabrechnung
- Berichte
- Anbindung an Finanzbuchhaltungssysteme
- Schnittstelle zu Produktionsplanungssystemen
- Inventur
- Warenversand
Der Funktionsumfang einer Wawi ist begrenzt. Unternehmensbereiche wie Finanzbuchhaltung, Personal und Controlling können nur über Zusatzfunktionen oder angebundene Drittsysteme integriert werden. Je nach Warenwirtschaftssystem ist die Anbindung an bestehende Drittsysteme im Unternehmen möglich. Daher sollte bei der Auswahl einer Wawi oder eines ERP-Systems auch der Aspekt der Anbindung dieser Systeme genau untersucht werden.
Welche Warenwirtschaftssysteme gibt es?
Einige der am häufigsten in Deutschland eingesetzten Warenwirtschaftssysteme:
- Afterbuy
- Billbee
- Desk4
- DirectOne
- JTL-Wawi
- Lexware Warenwirtschaft
- Microtech
- Oours
- Plentymarkets
- Pickware
- Pixi WMS
- Sage 50 eCommerce
- sevDesk Warenwirtschaft
- Vario
Was ist ein ERP-System?
Ein ERP-System kann alles, was eine Wawi kann – und noch viel mehr. Der Funktionsumfang von ERP-Systemen geht weit über den von Warenwirtschaftssystemen hinaus, da ERP-Systeme die gesamte Komplexität von Unternehmen abbilden bzw. steuern. Neben all den oben im Bereich Wawi aufgezählten Themen decken ERP-System auch Themen wie Produktion, Finanzen, Rechnungswesen und Controlling, Human Resources, Kundenmanagement (CRM), Marketing Automation und mehr ab. Die meisten ERP-Systeme bieten darüber hinaus noch weitere Module wie Projektmanagement, Abonnementverwaltung, Immobilienverwaltung, Flottenverwaltung und mehr ab. Neben den großen Playern am Markt wie SAP oder Oracle gibt es weitere, die sich auf bestimmte Branchenlösungen spezialisiert haben.
Funktionsumfang ERP
ERP-Systeme entstanden aufgrund der zunehmenden Komplexität in Unternehmen. Unterschiedlich integrierte Systeme und deren Daten müssen zentral verwaltet und gesteuert werden. Genau diese Rolle übernehmen ERP-Systeme. Sie sorgen dafür, dass alle Bereiche an einem Ort zentralisiert werden und Informationsflüsse optimiert werden können.
Funktionen ERP-Systeme
Welche ERP-Systeme gibt es?
Einige der am häufigsten in Deutschland eingesetzten ERP-Systeme:
- Actindo
- Datev
- bootis – ERPII
- Haufe X360
- Infor M3
- MOCO
- Microtech büro+
- Microsoft Dynamics
- Myfactory
- Odoo
- Oracle Cloud ERP
- Plentysystems
- Sage
- SAP S/4HANA
- SAP Business One
- Scopevisio
- Weclapp
- Xentral
Vorteile beim Einsatz von Warenwirtschafts- und ERP-Systemen
Warenwirtschafts- und ERP-Systemen unterstützen Unternehmen, Zeit und Kosten zu sparen. Vor allem aber geht es darum, Prozesse zu optimieren, Aufwände zu reduzieren und Arbeitsschritte zu erleichtern. Manuelle Prozesse bergen Fehler. Automatisierte Prozesse sind exakter, schneller und umfangreicher. Personal wird entlastet und kann sich um wichtige Dinge kümmern, die ein IT-System nicht erledigen kann: den Kunden.
Vorteile beim Einsatz von Warenwirtschaft- und ERP-Systemen
Im nächsten Beitrag erfahren Sie mehr darüber, welche Kriterien bei der Wahl des passenden Systems und des Integrators beachtet werden sollten. Inklusive übersichtlicher Checkliste.
